Шаблон це документ з порожніми полями, що підлягають обов’язковому заповненню, у такому порядку, як і зазначено.
Шаблони як за правило використовують в бухгалтерському або кадровому діловодстві, де визначенні чіткі регламентації суворої звітності.

Не рідко трапляються шаблони з підказками до порожніх полів, де пропонується обрати потрібний пункт або значення.
Такий приклад доволі часто трапляється в кадровій звітності. Наприклад, заява на відпустку, де в шаблоні пропонується
обрати та підкреслити потрібне: “основна відпустка”, “додаткова”, “за власний рахунок” тощо.

Не слід плутати шаблон з взірцем документу, де поля є лише підказка для викладення власних та необхідних обставин.
По суті, це той самий, але вже зразок затверджений за певними правилами написання.

Слід зауважити, що всі поля в шаблоні відповідного документу є обов'язковими для заповнення. Наприклад, якщо інформація відсутня,
то проставляється тире, або на вимогу дається відповідь на підготовлені запитання: “да”, “ні”. В кадровому документообігу можуть
бути анкети, що заповнюється при прийнятті на роботу, особова картка працівника.