Службова записка - це документ ділової практики, внутрішнього використання працівників на підприємствах і в організаціях. Затверджений зразок службової записки не прийнятий, тому і як за правило використовується типовий в документообігу приклад, взятий зі старих радянських часів.

Для поняття, службова записка складається працівником керівнику підрозділу, бригадиру з проханням або повідомленням і передається по інстанціях до вищого керівника. На пряму або між керівниками рівнозначних посад службова записка не пишеться, це вже буде доповідна.

На практиці службові записки використовують як листування в середині ланки, бригади, структурного підрозділу. Їх популярне використання в господарсько-матеріальному забезпеченні підприємства або організації, як діловий діалог, що не виходить до головного керівника. Є практика зберігання службових записок для звітності розтрати матеріальних засобів, але тут вона повинна підтверджуватися іншими документами. Приміром прохання в службовій записці старшого бригадира до завсклада, виділити для працівників спецодяг та рукавички. У такому разі до службової записки долучається відомість видачі.

Як написати службову записку? У кожному структурному підрозділі правила написання службових записок свої. Потрібно розуміти, що цей документ не відповідальний підзвітності та стандарту не має. Якщо її написати довільно від руки, то великої помилки не буде. Головне вказати кому адресована, посада, суть проблеми і обґрунтоване прохання, від кого, підпис і дата написання.

Приклад службової записки:
                                                                Головному бухгалтеру _____________________

                                       СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
                                                (приклад)

       В зв'язку з придбанням канцелярського приладдя для відділу ______________, прошу виділити _____ грн. готівкою, з _________ коштів, додаткової каси підприємства.

Заступник директора з господарської частини:__________________________________.

«  »___________ 2013 року